Übersicht
Das notarielle Online-Verfahren ist da
Seit dem 1. August 2022 können nun sämtliche Anmeldungen zum Handels-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister online mittels Videokonferenz vorgenommen werden. Auch die Gründung einer GmbH oder einer Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) mittels Musterprotokoll kann nun per Online-Verfahren erfolgen, sofern keine Sacheinlagen vereinbart werden. Darüber hinaus ist vorgesehen, das notarielle Online-Verfahren auch für die Gründung einer GmbH mit Sacheinlage bzw. einer GmbH oder UG mit Sachagio, Satzungsänderungen einer GmbH oder UG und Vereinsregisteranmeldungen ab dem 1. August 2023 zuzulassen.
Was benötige ich, um an dem Online-Verfahren teilzunehmen?
Jeder Beteiligte benötigt neben einem gültigen Ausweisdokument mit aktivierter Online-Funktion (für Ausweise, die ab Juli 2017 ausgegeben worden sind, ist diese standardmäßig aktiviert) und der persönlichen PIN auch eine schnelle und stabile Internetverbindung, die Notar-App, einen Computer oder ein Notebook mit Webcam und Mikrofon sowie ein geeignetes Smartphone zum Auslesen der eID und des Lichtbildes. Bitte beachten Sie, dass Sie für das Auslesen des Lichtbildes einen seit dem 2. August 2021 ausgestellten gültigen deutschen Personalausweis oder einen gültigen deutschen Reisepass benötigen. Welche Smartphones für das Auslesen der eID und des Lichtbildes in Frage kommen, können Sie „hier“ in Erfahrung bringen. Die Notar-App finden Sie „hier“
Wie funktioniert das notarielle Online-Verfahren in der Praxis?
Zunächst laden Sie die kostenfreie Notar-App auf Ihr Smartphone und registrieren sich. Die App steht Ihnen im App Store und in Google Play zum kostenfreien Download zur Verfügung. Die Registrierung beginnt mit dem Auslesen Ihrer eID und Ihres Lichtbildes aus Ihrem gültigen Ausweisdokument (z. B. Personalausweis mit aktivierter Online-Funktion, elektronischer Aufenthaltstitel o. ä.). Für das Auslesen müssen Sie die PIN Ihres Ausweisdokumentes eingeben, die Ihnen bei der Ausstellung des Ausweisdokumentes übermittelt wurde.
Sollte Ihr Ausweisdokument zum Zeitpunkt der Videokonferenz abgelaufen sein, können Sie an dem Online-Verfahren nicht teilnehmen.
Wenn die Angaben auf Ihrem Ausweisdokument veraltet sind, teilen Sie dies bitte dem Notar vor der Beurkundung mit. Im Falle einer Adressänderung kann das Ausweisdokument auch mit der veralteten Adresse genutzt werden. Handelt es sich allerdings um eine Namensänderung, so muss zuvor ein neues Ausweisdokument beantragt werden, damit Sie am Online-Verfahren teilnehmen können.
Im Anschluss an die Registrierung werden ein paar Eckdaten zu Ihrem Anliegen abgefragt. Auf dieser Grundlage wird Ihnen automatisch eine Liste der zuständigen Notare angezeigt, die Sie frei auswählen können. Selbstverständlich können Sie auch einen Notar Ihres Vertrauens telefonisch oder per E-Mail kontaktieren, um sich von diesem zu einem notariellen Online-Verfahren per Link einladen zu lassen.
Im Anschluss erfolgt ein sicherer digitaler Austausch von Informationen und Dokumenten mit Ihrem Notar über die Notar-App. Der Notar entwirft auf der Grundlage der ihm mitgeteilten Informationen die Urkunden und / oder Anmeldungen und sendet diese den Mandaten zur inhaltlichen Abstimmung zu. Selbstverständlich kann auch eine Vorabberatung mit dem Notar telefonisch, per Videokonferenz oder in einem Präsenztermin erfolgen.
Wenn die Mandanten hinsichtlich der Entwürfe inhaltliche Einigkeit erzielt haben, kann die Beurkundung online per Videokonferenz durchgeführt werden. Für das Starten der Videokonferenz muss mit Ihrem Notar ein Termin über die Notar-App vereinbart werden. Sie können sich in die Videokonferenz im Bereich „Termine“ eine Stunde vor Beginn der Online-Beurkundung einwählen.
Bei Beginn der Videokonferenz weisen Sie sich mit Ihrer eID und Ihrem Lichtbild aus. Hierfür müssen Sie Ihr Lichtbild aus Ihrem Ausweisdokument an den Notar übermitteln. Die Übermittlung sowohl der Daten als auch des Lichtbildes erfolgt über die Notar-App.
Sobald alle Beteiligten identifiziert sind, werden die Entwürfe beurkundet / beglaubigt. Im Falle der Beurkundung wird die Urkunde vom Notar vollständig verlesen. Der Notar lässt den verlesenen Text in einem weiteren Fenster der Videokonferenz anzeigen. Im Anschluss können wie bei einer Präsenzbeurkundung auch offene Fragen gestellt und Änderungen in die Urkunde eingearbeitet werden. Auch werden die Mandanten in der Beurkundung über die Risiken und Pflichten durch den Notar aufgeklärt.
Die Urkunden und die Anmeldung werden zum Schluss durch die Beteiligten und durch den Notar mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet. Sobald der Notar Sie zur Signatur aufgefordert hat, wird eine individuelle TAN an Ihr Smartphone übermittelt, wodurch Sie den Signaturvorgang starten können. Abschließend bringt auch der Notar seine qualifizierte elektronische Signatur an die elektronische Niederschrift an.
Die Urkunde wird anschließend durch den Notar an das zuständige Registergericht elektronisch übermittelt. Sobald die Eintragung im Register erfolgt ist, werden Sie durch eine Mitteilung in der Notar-App darüber informiert.
Das Online-Verfahren ist nur ein ergänzendes Angebot. Alle Verfahren können auch weiterhin bei Ihrem Notar vor Ort ausgeführt werden. Auch eine sogenannte „gemischte Beurkundung“ ist möglich. Das bedeutet, dass bei der Beurkundung auch ein Teil der Beteiligten bei dem Notar körperlich anwesend sein kann, während der andere Teil per Videokommunikation zugeschaltet ist.
Kann ich mir bundesweit einen Notar aussuchen?
Bei der Auswahl des Notars muss darauf geachtet werden, dass die Beurkundung im Amtsbereich des Notars erfolgt. Diese Voraussetzung ist erfüllt, wenn sich im Amtsbereich des Notars zum Beispiel
a.)
der Sitz der betroffenen Gesellschaft, Genossenschaft, Partnerschaft, die Hauptniederlassung oder der Wohnsitz des betroffenen Einzelkaufmanns,
oder
b.)
der Sitz oder die Geschäftsanschrift der durch eine Gesellschaft mit Sitz im Ausland oder einem Einzelkaufmann mit Hauptniederlassung im Ausland errichtete Zweigniederlassung,
oder
c.)
der Wohnsitz bzw. der Sitz eines Gesellschafters oder eines Geschäftsführers der betroffenen Gesellschaft befindet.
Nach Abfrage der Eckdaten in der Notar-App schlägt diese Ihnen bereits Notare vor, die das Online-Verfahren durchführen können.
Können auch Dritte an der Online-Beurkundung teilnehmen?
Selbstverständlich können auch Gäste (Rechtsanwälte, Steuerberater o. ä.) an der Beurkundung teilnehmen. Diese benötigen ebenfalls die vorbeschriebene Hardware. Eine Identifizierung vor dem Notar ist für Dritte nicht erforderlich.
Sind meine Daten sicher?
Das Videokommunikationssystem wird in staatlicher Verwaltung betrieben, sodass Ihre sensiblen Daten geschützt sind. Die höchsten Sicherheitsstandards und das Einhalten der DSGVO gewährleisten die Vertraulichkeit Ihrer Daten.
Was kostet das Online-Verfahren?
Der Notar ist verpflichtet, die nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz festgelegten Gebühren zu erheben. Eine Gebührenvereinbarung ist nicht möglich.
Neben diesen gesetzlich festgelegten Gebühren für die Beurkundung der Gründungsurkunde fällt eine pauschale Gebühr in Höhe von 25,00 € pro Beurkundungsverfahren und für die Beglaubigung von Anmeldung eine pauschale Gebühr in Höhe von 8,00 € pro Beglaubigungsverfahren an.
Wo kann ich das Online-Verfahren starten?
Das notarielle Online-Verfahren können Sie „hier“ starten. Auch finden Sie dort die für das Online-Verfahren notwendige Notar-App, weitere Informationen zum Online-Verfahren sowie häufig gestellte Fragen.
Gerne stehen wir Ihnen ebenfalls zur Beantwortung Ihrer Fragen zur Verfügung. Setzen Sie sich hierfür einfach telefonisch mit uns in Verbindung oder schreiben Sie uns eine E-Mail.
