Im Falle einer Beurkundung wird die Urkunde, welche in der Regel durch den Notar vorbereitet wird, von dem Notar vorgelesen. Anschließend wird die Urkunde von allen Beteiligten und dem Notar selbst unterzeichnet. Die Urkunde gibt den Willen und die Erklärungen der Beteiligten wieder. Da der Notar zur Neutralität verpflichtet ist, belehrt er umfassend über die rechtliche Tragweite der abgegebenen Erklärungen und verhindert die Bevorteilung eines Beteiligten.
Einige Erklärungen unterstehen der notariellen Beurkundungspflicht. Hierzu zählen z. B. der Grundstücks- bzw. der Eigentumswohnungskaufvertrag, das Gründungsprotokoll einer Kapitalgesellschaft (z. B. die GmbH) oder ein Ehevertrag.
Bei der Beglaubigung ist zu unterscheiden zwischen der Unterschriftsbeglaubigung und der beglaubigten Fotokopie.
Im Falle eine Unterschriftsbeglaubigung stellt der Notar nur die Identität des Unterzeichners fest. Hat der Notar das unterzeichnete Dokument nicht selbst entworfen, übernimmt er keine Haftung für die Richtigkeit der abgegebenen Erklärungen oder für deren Erfolg. Er berät auch nicht zu dem Inhalt des Schriftstücks.
Bei einer beglaubigten Fotokopie bescheinigt der Notar, dass die Fotokopie mit dem ihm vorliegenden Original übereinstimmt.